iDoc è una procedura che consente di scansionare i documenti cartacei (fatture, DDT, ecc..), di riconoscerne gli elementi significativi (categoria, data, numero documento, importi imponibili, IVA, scadenza pratica, mittente, destinatario, ecc..) e di memorizarli, attraverso chiavi di ricerca, in un file nel formato adatto a generare movimenti di prima nota e scadenziario per i più diffusi programmi di contabilità. I documenti vengono trasformati in immagini digitali, files di tipo PDF o TIFF, attraverso un qualsiasi scanner (preferibilmente con caricatore ADF oppure una macchina Digitale Multifunzione, per scansionare in pochissimo tempo grandi volumi di documenti).

I documenti già presenti in forma digitale, in quanto generati da altro software o ricevuti come allegati di e-mail, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali in maniera tale da essere velocemente rintracciati e riprodotti.
I documenti, una volta acquisita la forma digitale, vengono catalogati ed archiviati nel database di iDoc. In qualunque momento è possibile rintracciare i documenti (per utente, clienti/fornitori, status e tipologia di archiviazione) e riprodurli (in forma cartacea, in un diverso formato di file, inviati a mezzo fax attraverso un fax server installato nella rete di PC, come allegati a e-mail, ecc..).

Gli utilizzatori del sistema possono stabilire, preventivamente, le modalità di archiviazione, le quali possono variare a seconda delle specifiche esigenze aziendali o dei reparti all'interno dell'azienda o dello studio professionale. Ciò è possibile attraverso la memorizzazione mediante chiavi di ricerca tramite le quali, come si è detto sopra, è possibile ricercare un determinato documento.

Grazie alla funzione OCR, i dati presenti sul file da archiviare, da utilizzare come chiavi di ricerca, vengono automaticamente rilevati evitando la digitazione manuale, andando così a risparmiare tempo e tutelandosi da eventuali errori.

Con la mappatura del documento è possibile riconoscere e memorizzare le posizioni di ciascun dato significativo. In tal modo, ogni qualvolta si effettuara una scansione di un documento riconducibile allo stesso soggetto (ad es. una fattura dello stesso fornitore), questo sarà riconosciuto automaticamente e i relativi dati significativi saranno, sempre automaticamente, prelevati e resi disponibili in attesa di una conferma definitiva. Sono previste funzioni di controllo, di quadratura del documento, di congruenza del dato e di modifica di ogni singolo campo; sono, altresì, riconoscibili dati stampati con scarsa leggibilità (stampanti con nastro in esaurimento, allineamento impreciso dei valori nelle apposite caselle, ecc..).

iDoc è provvisto di una serie di tabelle che gestiscono il flusso dei documenti archiviati. Con la gestione di protezione dei documenti, è possibile stabilire i permessi di visualizzazione dei vari documenti, quale utente o quale gruppo di utenti sono abilitati a visualizzare e trattare determinati documenti riservati (ad es. è possibile impostare il sistema affichè le fatture dei fornitori possano essere maneggiate solo dall'ufficio amministrativo), nel rispetto della normativa sulla privacy.

Il sistema contempla la funzione in virtù della quale vi è la possibilità di stabilire lo status dei documenti: questa operatività è molto utile qualora un documento abbia varie fasi, o passaggi, di approvazione (ad es. approvazione ufficio ordini, rifiuto ufficio tecnico).
Il software prevede l'attribuzione ai vari documenti di un codice pratica: con questa funzione tutti i documenti facenti parte di una determinata pratica possono essere immediatamente reperiti; inolttre, è possibile impostare la successione temporale delle scadenze all'interno di una stessa pratica.

Un'altra interessante ed utile funzionalità di iDoc è data dall'ASD (Archiviazione Storico Documenti), grazie al quale l'utente può archiviare documenti in base alla data, alla categoria documento, ecc.. e scegliere su quale supporto eseguire l'archiviazione (CD; DVD, Hard Disk esterni, ecc..); iDoc memorizza la posizione del supporto di storicizzazione e, conseguentemente, l'utente è in grado, anche a distanza di anni, di avere l'immediata disponibilità del documento memorizzato.

iDoc, nella versione Web client, è fruibile anche a mezzo Internet. Questa opzione, che non necessita l'installazione di alcun programma sul PC, è particolarmente interessante per quelle aziende che, avendo sedi o filiali sperse ovunque nel mondo, sono messe nella condizione di poter condividere documenti previo accentramento degli stessi in un database presente su un Web server.

Con il modulo visualizzatore l'utente può ricercare e visualizzare (o stampare) documenti precedentemente archiviati da altri operatori (ad es. l'amministratore può rinvenire e visualizzare sul proprio PC i documenti archiviati dalla segretaria; il commercialista può consentire alle proprie aziende clienti di ricercare, visualizzare e riprodurre i documenti archiviati dallo studio durante l'anno, offrendo in tal modo un innovativo ed utile servizio all propria clientela).

Infine iDoc prevede, all'interno di un apposito modulo, la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva: firma digitale, Marca Temporale ed Evidenza Informatica (impronta del documento).